Die meisten Handwerksbetriebe wollen digitalisieren,
wissen aber nicht, wo sie anfangen sollen.

Christian führt einen Installateurbetrieb mit rund 25 Leuten: Zentrale in Wien, Filialen in Mödling, Linz und Innsbruck. Die Monteure schrieben ihre Lieferscheine auf Papier. In der Zentrale lagen die Zettel auf dem Tisch, und jemand glich sie mit den GPS-Zeiten der Autos ab.

Zettel suchen, Zeiten abgleichen. Monteur für Monteur.

Heute schreibt der Monteur den Lieferschein am Handy, der Kunde unterschreibt am Display, ein Foto kommt dazu. Der Filialleiter prüft und gibt frei. Material und Zeiten kommen mit Preis aus der Preisliste, jeder Schein ist fertig zur Verrechnung. Die Zentrale sieht pro Monteur jede Arbeitszeit und die Tagessumme. Gelöscht wird nichts: Ein falscher Schein wird mit Grund storniert und bleibt im Archiv.

ALUCLIP saniert Fenster, Türen und Wintergärten mit Aluminium. Die Anfragen standen in einer Excel-Liste, die Auslastung in einer zweiten, Angebote und Rechnungen im Branchenprogramm KLAES. Wo ein Auftrag gerade steht, musste man im Büro überall nachfragen.

Viele Listen. Kein Überblick.

Heute laufen Anfrage, Angebot und Auftrag in einem System, mit einer Akte je Auftrag für Büro, Technik und Montage. Jede Karte zeigt, wer gerade dran ist. KLAES bleibt, werkflow liest es automatisch mit: Angebote, Status und die Zahlen für die Geschäftsführung.

Sebastian führt einen Malermeisterbetrieb mit acht Mitarbeitern. Pro Auftrag lief eine WhatsApp-Gruppe: Stunden, Tätigkeiten und Material kamen als Text oder Sprachnachricht, im Büro tippte sie jemand täglich in die Zeiterfassung, die Nachkalkulation suchte man später aus dem Chatverlauf zusammen.

Jeden Tag Stunden abtippen, die schon jemand geschrieben hat.

Heute legt der Vorarbeiter auf der Baustelle einen Tagesbericht an, klickt seine Partie dazu und erfasst Stunden, Material, Maschinen und Fotos vom Handy. Im Büro läuft die Kalkulation mit, und aus denselben Buchungen entsteht die gesetzeskonforme Stundenaufzeichnung, die jeder Mitarbeiter digital unterschreibt.

Markus führt einen 4-Mann-Betrieb: Zimmerei und Tischlerei, spezialisiert auf Van-Ausbau. Eingangsrechnungen kamen über Amazon, zwei Postfächer und als Papierbeleg. Alles musste händisch kategorisiert und in die Excel für den Steuerberater übertragen werden.

Einen Tag Büro. Jeden Monat.

Heute fotografiert Markus Papierbelege einfach mit dem Handy: Sie landen direkt im System, samt Vermerk, zum Beispiel wenn es ein Betriebsessen war. Der Rest läuft von selbst. Mittlerweile pflegt sein Team dort auch einen kundenspezifischen Produktkatalog, und die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit direkt im selben System.

Max betreibt eine TÜV NORD Prüfstation: Hauptuntersuchungen, Kfz-Gutachten, technische Prüfungen. Termine liefen über das Portal von TÜV NORD und am Telefon. An die Daten seiner eigenen Kunden kam er nicht heran.

Zwei, drei Stunden Telefon. Jeden Tag.

Heute bucht der Kunde seinen Termin selbst online, rund um die Uhr. Das System vergibt nur Termine bei Prüfern, die die Prüfung machen dürfen, und achtet auf das Gewichtslimit. Jeder Kunde landet mit seinem Fahrzeug in Max' eigener Kundenkartei und bekommt automatisch eine Erinnerung vor dem Termin und vor der nächsten Prüfung.